Grip op aanwezigheidsregistratie en onderwijslogistiek

Het zijn hot items: aanwezigheidsregistratie én onderwijslogistiek. Dus een presentatie met beide onderwerpen vraagt erom om op de CVI-weblog vereeuwigd te worden.

Ron Maatjes van het Drenthecollege en Wim Konings van het Graafschapcollege geven een toelichting op de manier waarop aan- en afwezigheidsregistratie (AAR) gebeurt met Magister.

Vroeger ging het bij het Drenthecollege met bollletjeskaarten, maar daar ging veel verkeerd. Daarom in 2008 een korte-termijnbesluit om een en ander met Magister te gaan doen. De implementatie werd ondersteund door een externe projectleider (en daar waren ze maar wat blij mee omdat die kon zorgen voor focus).
Kort gezegd komt het er op neer dat alle docenten een laptop hebben en daarmee de registratie kunnen doen. Met wat screenshots wordt gedemonstreerd hoe dat voor een docent werkt.
In de procedure is een stap opgenomen 'les afsluiten'. Dat geldt als een soort digitale handtekening. Heel eenvoudig. Maar in de praktijk zijn er nog wel wat aandachtspunten:

• Koppeling met het roosterprogramma
• Klopt het rooster wel?
• Klopt de klassenlijst?
• Combinatielessen zijn moeilijk vorm te geven
• Lesuren zijn ingebakken, andere lesvormen (combinatieklassen met meerdere docenten) zijn lastig te verwerken
• Overnemen van lessen door andere docenten

Natuurlijk speelt hier ook de macht van het getal. Een probleempje is niet zo erg, maar alle incidenten bij elkaar kosten veel tijd.
Alles bij elkaar aat het om fragiele processen met vele verantwoordelijke partijen: Deelnemeradministratie, planners, opleidingsmanagers, beheerders, allemaal hebben ze een specifieke rol en taak met onderlinge afstemmingen.

Ook zijn er meerdere applicaties betrokken in het proces: Planning in Excel, roosteren in Untis, Conversieprogramma, opnemen in Masterplan (roosterfunctie Magister), registreren in Magister.

Knelpunten:

• Er is sprake van een kwetsbare workflow
• Inrichting van de applicatie, gebruik van unieke codes
• Keuzevakken, inefficiente groepsindelingen
• Beperkte kennis van applicaties
• Snelheid van applicaties en verbindingen
• Magister is vooral voor het VO, beperkt voor MBO
• Roostermutaties worden vaak te laat doorgegeven
• BPV
• Maar vooral de individuele leertrajecten zijn erg moeilijk te vangen in de procedures / applicaties.

"En dan de docenten..." - cultuur. Met procedures, applicaties, en dergelijke ben je er niet. Het uiteindelijke gedrag bepaalt het succes. Per docent kan het gebruik van Magister worden bekeken. Met name het afsluiten van de lessen kan worden gevolgd. Op basis van een rapportage kan er gestuurd worden op het individuele docentengedrag. Er is en duidelijke verbetering gerealiseerd. Afwezigheid is met 40% gedaald.
Er zijn ook veel positieve nevenefecten: goede registratie AAR, roosters zijn verbeterd, beter inzicht RMC-meldingen.

In de toekomst staat meer flexibiliteit en selfservice op het programma. Meer individuele roostering, zelf absentmelden in het systeem en dergelijke.

In het Graafschapcollege gaat een aantal dingen anders.
Wim Konings geeft eerst een aardig geografisch inkijkje in de Achterhoek (tot aan de beste koffiegelegenheden toe).
AAR is één onderdeel van een hele migratie van Noise via PreAbXS naar Magister.

DE implementatiestrategie is gebaseerd op decentrale invoering: het team geeft aan. Voorwaarden zijn dan dat hele team er mee aan de slag gaat, scholing volgt en het betaalt uit eigen budget. Dat werkte indertijd voor It's Learning. Dezelfde aanpak is ook gebruikt voor AAR.
De lastigste opleiding was Sport en Bewegen. Het rooster is daar ontzettend complex door allerlei individuele leertrajecten. Toen de pilot daar geslaagd was, kon AAR verder uitgerold worden. De implementatiestrategie is ook daar decentraal gericht: lijnmanagement is verantwoordelijk, eigen projectleider, eigen budget.
Enkele kenmerken van het project:

• Het accent wordt niet gelegd op de registratie van aanwezigheid maar op het begeleiden van deelnemers. AAR maakt daar deel van uit.
• Locatiebenutting wordt niet gemonitord: verantwoordelijkheid sector.
• Het gaat om het vastleggen van afspraken / het rooster is het knelpunt
• De docent moet de meerwaarde ervaren. Die voelt er niets voor om het proleem van een informatiemanager op te lossen.
• Er is veel aandacht voor onderwijslogistiek. Het lesrooster komt uit GP Untis, studenten en hun keuzevakken in Magister. Deze twee aspecten worden gematched (Sport en bewegen: 10 klassen en 90 lesgroepen). Dit leidt tot een individuele agenda van een student.

Misverstanden:

1. In roosters staat precies wat we doen en dat is de waarheid.
   In de praktijk blijken roosters meer een raamwerk dat docenten zelf verfijnd in vullen.
2. anwezigheidsregistratie gaat over aanwezigheid
   Het gaat over gemaakte afspraken: individuele leertrajecten. Het gaat dan over rooster, bpv, begeleiding, ad hoc groepen, wijzigingen door docenten, alle afpraken komen in de agenda van de student.

De manier waarop geregistreerd wordt, wordt overgelaten aan de docenten: briefje, webbased, pds/smartphone, wandloggers. Briefjes blijken het duurste zijn, webbased blijkt het goedkoopst.
Teams mogen keizen, het is hun budget.

Er wordt even een discussie gevoerd over de toetsing door de Inspectie. Die controleert heel rigide of men aan de wet voldoet. Wanneer er een heel duidelijke vooruitgang is, wordt dat niet meegenomen. Neemt niet weg dat er inmiddels veel bereikt is.