MBO wordt gillend gek van alle informatievragen

Ik heb een presentatie bijgewoond met de titel "Informatievragen aan de MBO sector" door Jan Bartling en Pierre Veelenturf van saMBO~ICT.

Pierre opent met de vraag hoeveel externe instellingen informatievragen hebben voor MBO. Dat blijken 45 stakeholders te zijn. DUO, OCW, Arbeidsinspectie, MBO Raad, JOB, KVK, SER, gemeentes, etc. Vaak worden vragen gesteld die steeds nèt wat anders zijn.
Om deze wirwar te ontwarren is er geïnventariseerd welke informatie zoal gevraagd wordt, deze is daarna opgesplitst in verplicht en niet-verplicht. Voorbeeld: VK2, resultatenbox en jaaresultaat van de inspectie zijn 3 nèt verschillende dingen....
De omvang, spreiding en diversiteit van de totale informatiebehoefte nopen MBO Raad om er iets mee te doen.

Aanpak:
- Terugbrengen aantal stakholders door samen te brengen.
- Terugdringen aantal informatievragen.

Oplossing:
- Organiseer één plaats waar definities en informatievragen te vinden zijn.
- Regel het onderhoud van deze definities en vragen.
- Richt een proces in waar definities worden vastgesteld.

Maar dan...
- Bereid eenduidigheid goed voor!
- Zoek consistentie in gegevens!
- Vergelijk geen appels met peren!
- Vind maat tussen duidelijkheid en complexiteit!

Even over gedrag om informatie heen: we willen vaak in de definitie ons gelijk halen!

We krijgen 3 tips om een kwaliteit van vragen te toetsen:
- Is de gevraagde informatie volgens een vast format opgesteld?
- Waar is de verplichting tot informatielevering op gebaseerd?
- Zijn de definities helder en eenduidig?

Even nog over Pierre: hij heeft een stijl om ogenschijnlijk dooige materie heel levend te brengen, waardoor ook om 17:30 iedereen zijn aandacht er nog bij heeft. Ook het samenspel met Jan kent veel kwinkslagen die toch de problemen goed illustreren.

Jan gaat verder... en legt direct de vinger op een zere plek. Google eens op "jaaresultaat" en "diplomaresultaat". Dat zouden toch de meest helder gedefinieerde termen moeten zijn. Echter, je vindt dan een woud aan termen, uitleg en definities. Soms in tegenspraak en soms zonder versie... Hij pleit ervoor om als sector het heft in eigen hand te nemen en het voortouw te pakken. Dat doen saMBO en MBORaad dus.

Het heeft geen zin om bij instellingen waar je verantwoording aan aflegd te roepen "jullie moeten veranderen" en dan te wachten. Er is echter ook gedeelde smart, de informatievragers hebben namelijk last van gegevens die vervolgens niet vergelijkbaar zijn of waarvan de datakwaliteit slecht is. ook daar zal dit initiatief verwelkomt worden.

Mijn eigen gedachte: dit zou rapportagebouwers ook heel erg helpen. Zij moeten tenslotte steeds zorgen voor de levering van informatie.

Er wordt ook een concreet proces voorgesteld:
- Articuleren van de informatievraag
- Toetsing op noodzaak
- Toetsing op levering
- Publicatie
- Implementatie van levering

Als eerste pilot wordt gestart met de resultatenbox. Dat zou mijzelf goed uitkomen gezien de onduidelijkheden die er nu zijn en het toch over 2009 geleverd moet worden.